Rilke
The formal email: how to write it in the German exam
An enquiry to the language school, a complaint to the landlord, cancelling with your course teacher: in most German exams from A2 upwards you write a formal message. With a fixed structure and a few set phrases you get it right every time.
How to spot a formal situation
The task tells you who you are writing to. If it is a company, an authority, a landlord, a teacher or someone you only know professionally, you write formally: with Sie, a formal greeting and a formal sign-off. If it is a friend, a colleague you call du, or a family member, you write informally.
Above all, stick to one register. Starting with Sehr geehrte Frau Becker and ending with Liebe Grüße, or switching between Sie and du, costs marks — appropriate register is part of the marking at all three exam boards.
The structure
- Greeting — followed by a comma.
- Opening — one sentence about why you are writing.
- Main part — the points from the task, one or two sentences each, ideally in the task's order.
- Closing — a request for a reply, a thank-you or a look ahead.
- Sign-off and name.
After the comma of the greeting, the next line continues in lower case unless the first word is a noun: Sehr geehrte Frau Becker, — ich schreibe Ihnen, weil … The polite forms are always capitalised: Sie, Ihnen, Ihr.
Greeting and sign-off
| Greeting | Sign-off | |||
|---|---|---|---|---|
| formal, name known | {de | Sehr geehrte Frau Becker, / Sehr geehrter Herr Yilmaz,} | {de | Mit freundlichen Grüßen} |
| formal, name unknown | {de | Sehr geehrte Damen und Herren,} (Dear Sir or Madam) | {de | Mit freundlichen Grüßen} |
| someone you know but call Sie | {de | Liebe Frau Becker, / Lieber Herr Yilmaz,} | {de | Viele Grüße / Freundliche Grüße} |
| informal | {de | Liebe Anna, / Lieber Tom, / Hallo Anna,} | {de | Viele Grüße / Liebe Grüße} |
The third row is the middle way — for example for the course teacher you have known for months but still address as Sie. Hallo Herr Yilmaz, on the other hand, is too casual for a formal text.
Phrases for each purpose
| Purpose | Phrases | |
|---|---|---|
| giving the reason | {de | ich schreibe Ihnen, weil … / ich wende mich an Sie, weil … / mit großem Interesse habe ich Ihre Anzeige gelesen.} |
| asking for information | {de | Könnten Sie mir bitte mitteilen, …? / Ich möchte mich nach … erkundigen. / Ich hätte gern Informationen über …} |
| complaining | {de | Leider muss ich mich über … beschweren. / Ich bin mit … nicht zufrieden. / Ich bitte Sie, das Problem bis … zu lösen.} |
| cancelling, apologising | {de | Leider kann ich am … nicht teilnehmen, weil … / Es tut mir sehr leid, dass … / Ich bitte um Ihr Verständnis.} |
| suggesting | {de | Wäre es möglich, …? / Ich würde vorschlagen, dass … / Vielleicht könnten wir …} |
| closing | {de | Ich freue mich auf Ihre Antwort. / Vielen Dank im Voraus. / Für Rückfragen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung.} |
An example
Sample task
Sie haben in der Sprachschule „Lingua“ einen Deutschkurs am Abend gebucht. Wegen Ihrer neuen Arbeitszeiten können Sie abends nicht mehr kommen. Schreiben Sie eine E-Mail an die Sprachschule.
- Entschuldigen Sie sich und nennen Sie den Grund.
- Fragen Sie nach einem Kurs am Vormittag.
- Fragen Sie, was mit der bereits bezahlten Kursgebühr passiert.
Schreiben Sie etwa 80 Wörter.
In short: you booked an evening course, your new working hours rule out evenings — apologise and explain, ask about a morning course, and ask what happens to the fee you have paid.
Model answer
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich habe bei Ihnen den Deutschkurs B1 am Dienstag- und Donnerstagabend gebucht. Leider kann ich ab nächster Woche nicht mehr teilnehmen, weil ich in meiner Firma jetzt im Spätdienst arbeite. Das tut mir sehr leid.
Gibt es bei Ihnen auch einen B1-Kurs am Vormittag? Dann würde ich gern in diesen Kurs wechseln.
Außerdem möchte ich wissen, was mit der Kursgebühr passiert, die ich schon bezahlt habe. Könnten Sie mir das Geld zurückzahlen oder es für den neuen Kurs anrechnen?
Ich freue mich auf Ihre Antwort.
Mit freundlichen Grüßen
Daniel Kowalski
Why this text works:
- All three points of the task are there, each in its own paragraph — examiners find them at once.
- The register stays formal throughout: Sie, Ihnen, Mit freundlichen Grüßen.
- The sentences are linked: weil, dann, außerdem, a relative clause.
- The length fits: just under 90 words. Writing much more earns nothing and costs time.
Typical mistakes
Sehr geehrte Herr Yilmaz, → Sehr geehrter Herr Yilmaz,
Liebe Damen und Herren, → Sehr geehrte Damen und Herren,
Mit freundliche Grüße → Mit freundlichen Grüßen
Sehr geehrte Frau Becker, Ich schreibe Ihnen … → …, ich schreibe Ihnen … (lower case after the comma)
Können Sie mir sagen, wann beginnt der Kurs? → Können Sie mir sagen, wann der Kurs beginnt?
And in the exam?
The points from the task matter most — a forgotten point costs far more under task fulfilment than a wrong article. Tick them off as you write. At the end, read your text once just for the greeting, the sign-off and the Sie forms: it takes a minute and often saves a whole point.
How Schreiben is marked at Goethe, telc and ÖSD is explained in a separate guide. In the Rilke app you write emails like this to tasks in the exam format and get an assessment against the criteria of your exam.